「冠狀病毒逼出全世界最大的在家工作實驗（Coronavirus Forces World's largest Work-From-Home Experiment）」，彭博社網路新聞的標題雖然嚇人，但並沒有誇大。
香港一位科技公司公關部門人員透露，從2月初到現在，她已經在家工作兩個星期，「針對肺炎預警，公司很早就通知大家work from home，除非是逼不得已，有需要再到辦公室，」她說。就連香港政府，也讓公務員選擇可以在家工作。
即便台灣疫情發展仍在可控範圍，Google、微軟、Line台灣與宏達電等科技公司早在2月初就宣布員工可在家上班，或是提供全薪防疫照顧假。
不論是在家上班（Work From Home），或是更廣義的，沒有固定上班地點的遠端工作（Remote Work），對管理上都是一大挑戰。特別是需要頻繁溝通的職務，例如產品經理，要在虛擬空間與不同國籍、地區的工作者協作，是極大考驗；對創意工作者而言，面對面的腦力激盪也往往比線上視訊會議要來得有效。此外，與看不見的同事如何培養團隊默契，亦是常見對遠端工作的疑慮。
員工怎麼做？開會做好準備，才能有效溝通
「在家工作雖然是行為，但反應的卻是一家公司的文化，」台灣微軟Microsoft 365商務事業群副總經理陳慧蓉分析。在負責微軟辦公室軟體Teams的產品銷售之前，陳慧蓉在2008至2013年，擔任台灣微軟亞太區客戶服務與商務技術支援總監期間，帶領的就是一隻由中國、台灣、韓國、馬來西亞、印度等國組成的跨區域團隊。
陳慧蓉分析，員工不論是在家工作或是遠端工作，要做的第一件事，就是讓主管放心，充分掌握自己的工作進度。尤其是碰到需要決策的項目，無法像在辦公室一樣直接找主管溝通，「所以我有個習慣，我跟我主管每兩個禮拜會有一個一對一的線上會議，定期讓他知道我在做什麼。」
遠端工作員工的紀律，一方面固然得靠自我管理，但也不能忽視在少了集體工作的氛圍下，可能產生的惰性。因此，對每項工作的進度最好有明確的完成日期，對何謂「完成度」亦有清晰的定義，那麼在做進度報告時是超前或落後，馬上可一目瞭然。
此外，溝通效率很重要，事前該做的功課不可少。「我會把我要跟他談的，需要他決定的事，重要性由上到下列出來，最急迫的事情在標題上標注，前一天先寄給他。我們要談的時候，就能很快地切入主題，」陳慧蓉指出。
要維持對彼此的信任，另一個關鍵是「讓主管有被需要的感覺」。陳慧蓉笑說，亞洲員工常因為進度落後不敢向上回報，但勇於反應遇到的困難，才能讓主管及時伸出援手或做資源調度，「通常主管都會很樂意解決，因為他知道你在思考，」陳慧蓉說。畢竟，沒有人希望等到問題一發不可收拾時才「最後一個知情」，遠端工作尤其要減少讓主管措手不及的＂surprise＂。
主管怎麼做？留心員工狀況，遠端也能營造團隊氛圍
遠端工作要順暢，除了軟硬體配置，同儕間的互動也很重要。「我帶領遠端團隊時，前兩次我不會談業務，而是聊彼此的價值觀與工作習慣，」陳慧蓉建議，「像我是回覆郵件很快的人，所以我會讓其他人知道，如果我兩天沒有回信，那一定是我漏了，一定要儘快提醒我。」
不可否認，遠端工作環境確實在培養團隊文化上較為不利，但陳慧蓉建議，主管用「心」克服，尤其現在環境嚴峻，更是主管應該挺身而出的時候。「我最後一個團隊主管是在德州的巴西人，每次只要台灣有颱風，就會傳訊息向我問候；前陣子春節也會發訊息給大中華區的員工，一直到現在我們還是好朋友。」
碰到緊急狀況，主管該怎麼辦？陳慧蓉認為，通常企業內部會有慣用的通訊工具，例如微軟內部的企業工作軟體Teams，但除此之外，一定要建立能立即聯絡彼此的管道，以便在緊急應變時，所有人能馬上動起來。
此時，比起立刻下決定，收集與分析第一線員工傳來的情報更重要。「主管一定要建立聆聽系統，」陳慧蓉指出。避免在分析資訊時「以偏概全」，做下錯誤決策。
如果你是高階主管，在遠端工作的情境下，一樣要做好適當的賦權（empower），賦予中階主管即時決策權，而不是凡事一把抓。陳慧蓉建議，平常就應該觀察幹部的能力與企圖心，「如果他能力很強、企圖心也很強，可以提高賦權程度；但如果他能力強，但企圖心低，他需要的可能不是empower，反而是inspire（激勵），」培育幹部的必要性和原則，不因遠端工作而改變。
公司怎麼做？導入數位工具，注意資安與使用者體驗
遠端溝通工具雖然方便，如果文化不對，信任不足，反而傷害團隊氛圍。反之，如果導入的科技不合適，只靠管理也無法提升協同工作效率。
本身提供遠端工作服務的雲端軟體公司VMware台灣總經理陳學智透露，自今年開工日至今約兩個星期，企業對於遠端工作功能，例如虛擬主機的需求確實有顯著增加，「除了新客戶需求提升，也有既有客戶需要購買更高階的功能。」
陳學智建議，公司在導入遠端工作科技時，要注意兩件事：第一個是員工的使用體驗，尤其在不同平台、不同裝置的使用者，在體驗上應該盡可能一致，以免花了大筆預算導入數位工具，卻只讓部分人受惠，另外使用體驗不佳，也會減少員工遠端工作的意願。
另一項則是安全考量。例如萬一員工遺失個人筆記型電腦，如何確保資料不外流？不同職務閱覽資訊的權限是否有清楚設定？重要資料是否有備份機制？這些都是在導入遠端工作系統同時，要一併釐清的議題。
這場出乎意料的疫情風暴，雖然重創經濟，但也讓企業提前面對數位轉型的急迫性。這場「在家工作」的大型實驗，不只是因應疫情的臨時措施，面對未來新世代人才大舉進入職場，這更是企業對公司文化與運作模式的重新思考。
