武漢肺炎翻轉工作型態,「遠端上班」科技抗疫,考驗員工、主管互信

遠端上班科技抗疫
武漢肺炎衝擊全球經濟,各大產業無一倖免,紛紛祭出「在家工作」措施。對企業來說,這是科技與管理模式的兩大挑戰。面對這場全球性的職場實驗,員工、主管與企業應該如何應對?

「冠狀病毒逼出全世界最大的在家工作實驗(Coronavirus Forces World's largest Work-From-Home Experiment)」,彭博社網路新聞的標題雖然嚇人,但並沒有誇大。


香港一位科技公司公關部門人員透露,從2月初到現在,她已經在家工作兩個星期,「針對肺炎預警,公司很早就通知大家work from home,除非是逼不得已,有需要再到辦公室,」她說。就連香港政府,也讓公務員選擇可以在家工作。


即便台灣疫情發展仍在可控範圍,Google、微軟、Line台灣與宏達電等科技公司早在2月初就宣布員工可在家上班,或是提供全薪防疫照顧假。


不論是在家上班(Work From Home),或是更廣義的,沒有固定上班地點的遠端工作(Remote Work),對管理上都是一大挑戰。特別是需要頻繁溝通的職務,例如產品經理,要在虛擬空間與不同國籍、地區的工作者協作,是極大考驗;對創意工作者而言,面對面的腦力激盪也往往比線上視訊會議要來得有效。此外,與看不見的同事如何培養團隊默契,亦是常見對遠端工作的疑慮。

員工怎麼做?開會做好準備,才能有效溝通

「在家工作雖然是行為,但反應的卻是一家公司的文化,」台灣微軟Microsoft 365商務事業群副總經理陳慧蓉分析。在負責微軟辦公室軟體Teams的產品銷售之前,陳慧蓉在2008至2013年,擔任台灣微軟亞太區客戶服務與商務技術支援總監期間,帶領的就是一隻由中國、台灣、韓國、馬來西亞、印度等國組成的跨區域團隊。


陳慧蓉分析,員工不論是在家工作或是遠端工作,要做的第一件事,就是讓主管放心,充分掌握自己的工作進度。尤其是碰到需要決策的項目,無法像在辦公室一樣直接找主管溝通,「所以我有個習慣,我跟我主管每兩個禮拜會有一個一對一的線上會議,定期讓他知道我在做什麼。」


遠端工作員工的紀律,一方面固然得靠自我管理,但也不能忽視在少了集體工作的氛圍下,可能產生的惰性。因此,對每項工作的進度最好有明確的完成日期,對何謂「完成度」亦有清晰的定義,那麼在做進度報告時是超前或落後,馬上可一目瞭然。


此外,溝通效率很重要,事前該做的功課不可少。「我會把我要跟他談的,需要他決定的事,重要性由上到下列出來,最急迫的事情在標題上標注,前一天先寄給他。我們要談的時候,就能很快地切入主題,」陳慧蓉指出。


要維持對彼此的信任,另一個關鍵是「讓主管有被需要的感覺」。陳慧蓉笑說,亞洲員工常因為進度落後不敢向上回報,但勇於反應遇到的困難,才能讓主管及時伸出援手或做資源調度,「通常主管都會很樂意解決,因為他知道你在思考,」陳慧蓉說。畢竟,沒有人希望等到問題一發不可收拾時才「最後一個知情」,遠端工作尤其要減少讓主管措手不及的"surprise"。


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主管怎麼做?留心員工狀況,遠端也能營造團隊氛圍

遠端工作要順暢,除了軟硬體配置,同儕間的互動也很重要。「我帶領遠端團隊時,前兩次我不會談業務,而是聊彼此的價值觀與工作習慣,」陳慧蓉建議,「像我是回覆郵件很快的人,所以我會讓其他人知道,如果我兩天沒有回信,那一定是我漏了,一定要儘快提醒我。」


不可否認,遠端工作環境確實在培養團隊文化上較為不利,但陳慧蓉建議,主管用「心」克服,尤其現在環境嚴峻,更是主管應該挺身而出的時候。「我最後一個團隊主管是在德州的巴西人,每次只要台灣有颱風,就會傳訊息向我問候;前陣子春節也會發訊息給大中華區的員工,一直到現在我們還是好朋友。」


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碰到緊急狀況,主管該怎麼辦?陳慧蓉認為,通常企業內部會有慣用的通訊工具,例如微軟內部的企業工作軟體Teams,但除此之外,一定要建立能立即聯絡彼此的管道,以便在緊急應變時,所有人能馬上動起來。


此時,比起立刻下決定,收集與分析第一線員工傳來的情報更重要。「主管一定要建立聆聽系統,」陳慧蓉指出。避免在分析資訊時「以偏概全」,做下錯誤決策。


如果你是高階主管,在遠端工作的情境下,一樣要做好適當的賦權(empower),賦予中階主管即時決策權,而不是凡事一把抓。陳慧蓉建議,平常就應該觀察幹部的能力與企圖心,「如果他能力很強、企圖心也很強,可以提高賦權程度;但如果他能力強,但企圖心低,他需要的可能不是empower,反而是inspire(激勵),」培育幹部的必要性和原則,不因遠端工作而改變。


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公司怎麼做?導入數位工具,注意資安與使用者體驗

遠端溝通工具雖然方便,如果文化不對,信任不足,反而傷害團隊氛圍。反之,如果導入的科技不合適,只靠管理也無法提升協同工作效率。


本身提供遠端工作服務的雲端軟體公司VMware台灣總經理陳學智透露,自今年開工日至今約兩個星期,企業對於遠端工作功能,例如虛擬主機的需求確實有顯著增加,「除了新客戶需求提升,也有既有客戶需要購買更高階的功能。」


陳學智建議,公司在導入遠端工作科技時,要注意兩件事:第一個是員工的使用體驗,尤其在不同平台、不同裝置的使用者,在體驗上應該盡可能一致,以免花了大筆預算導入數位工具,卻只讓部分人受惠,另外使用體驗不佳,也會減少員工遠端工作的意願。


另一項則是安全考量。例如萬一員工遺失個人筆記型電腦,如何確保資料不外流?不同職務閱覽資訊的權限是否有清楚設定?重要資料是否有備份機制?這些都是在導入遠端工作系統同時,要一併釐清的議題。


這場出乎意料的疫情風暴,雖然重創經濟,但也讓企業提前面對數位轉型的急迫性。這場「在家工作」的大型實驗,不只是因應疫情的臨時措施,面對未來新世代人才大舉進入職場,這更是企業對公司文化與運作模式的重新思考。

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