《深度工作力》作者卡爾.紐波特(Cal Newport)傾囊相授15個高效策略,只要學會,從此揮別膚淺上班族!

1.練習生產性冥想

透過散步、慢跑、淋浴等要花體力但不花腦力的時間,集中注意力在單一問題上,並在注意力渙散前,持續思考。這個方法能快速改善深度思考力,每週可執行2〜3次以上。

以下2個建議,可讓你更快看到成效:

●留意分心和繞圈子:剛開始,大腦會反抗或湧出不相關但有趣的念頭,這時,提醒自己晚一點再來想讓你分心的事,重新找回注意力。另外,當思考模式不斷地繞回已知解答時,就必須引導注意力到下個階段,避免重複循環在同樣思緒中。

●組織你的深度思考:建立有架構的思考過程。首先,仔細檢視問題的相關變數,舉例來說,若正為一本書擬定其中一章的大綱,相關變數就是在這一章所提出的主要論述。接著,定義你要利用這些變數所解決的下一個問題,例如,當確認章節大綱時,得再進一步思考:「該如何有效開始撰寫?」最後,檢視解答、鞏固成果,並再次展開此過程,進行下一層深度思考。

2.建立深度工作的儀式

儀式沒有明確規範,取決於是否適合自己。例如,工作室的物品有固定擺放位置、在固定時間做固定的事。接下來,你可能會遇到「在哪裡工作及工作多久?」、「工作後,會怎麼做?」等問題,不過這些疑問可幫助你進一步發展深度工作儀式,一旦找到適合的做法,工作效率能大幅提升。

3.像經營企業般執行

紐波特在工作上運用暢銷書《執行力的修練》中的4個紀律後,發現這些方法雖是為企業打造,卻適用於任何需要達成目標,卻被許多雜事牽絆的情況。

●專注在最重要的事

嘗試的愈多,完成的就愈少,確定想達到重要目標的工作,才是優先選項。

●根據領先指標行動

確定目標後,再藉由「落後指標」和「領先指標」來度量效益。落後指標代表你想改善的事,領先指標則是在落後指標上,評估驅動成功的新行為。

例如,你想提升麵包店的顧客滿意度,落後指標是顧客滿意的分數;領先指標是你藉由提供贈品來增加顧客數,當這個數字增加,落後指標也能獲得改善。

●設置醒目的計分板

計分板能製造競爭感。一旦開始記錄分數,會強化達標的動機。特別是意識到領先指標上的成功時,更會持續在目標上。

●定期檢討成效

檢討可以只花幾分鐘,但必須定期進行才有效果。

4.安排分心時間

就像平日暴飲暴食,卻突然選一天吃得很健康,效果通常不佳。紐波特建議,比起要求自己絕對不分心,不妨安排偶爾分心的時間。

邊工作邊上網的問題,與其說是降低專注力,倒不如說是讓大腦只要一感到無聊或遇到認知挑戰,就會隨時在「低刺激的高價值活動」(深度工作)和「高刺激的低價值活動」(使用網路)中切換,這會讓心智無法忍受「缺乏新鮮感」。因此,適度降低網路使用,能有效減少分心次數,並強化控制注意力的肌肉。

看似簡單,實際應用卻不容易。練習時,得留意3個重點:即使工作需要大量使用網路,此策略也適用;不管如何安排上線時段,在非上線時段絕不使用網路;事先規劃下班後使用網路的時間,改善專注力。

5.確立你的工作哲學

建立一套適合自己的工作哲學,能有效執行深度工作,評估以下4種方法,哪一種最適合你。

●修道院式時間安排

把深度工作最大化,設定明確定義和高度重視的目標,並將單一工作做到極致。電腦科學家高德納(Donald Knuth)自認需要長時間研究及不被打斷的專注,他不使用email,只透過書信聯絡,除非內容緊急,否則每隔3個月,他才會一次處理完畢。

修道院式的做法有點激進,但若你的工作貢獻是完整、明確且個人化的,可以考慮採用。

●雙模式時間安排

切割時間,把明確的時段留給深度工作,並在這些時段執行修道院式哲學。雙模式做法能大幅提高生產力,但需要充沛的時間執行,通常以一天為單位。對於無法大量投入深度工作的人而言,此模式是較適合的選擇。

●節奏式時間安排

把持續深度工作視為習慣,並創造工作節奏。「鍊子法」是節奏式工作的技巧,每完成一項工作,就在月曆上畫個紅色的×,當×愈來愈多,如同形成一條鍊子,提醒你得每天做到,且不得中斷。也可以固定在每天的同個時段進行深度工作,有效建立工作規律。

●記者式時間安排

在任何地點都能安插深度工作的時間,如記者般在極短時間內切換到寫作模式,才趕得上截稿。此法不易實行,不適合新手。

6.在5點半前結束工作

紐波特堅持不在5點半後工作,再以回推時間的方式,尋找可以達成目標的生產力策略,他稱此法為「固定時間表」。

他認為,這個時間表會讓人正視深度工作的必要性,而且節省時間並不會有損生產力。

另外,一旦設定時限,便會驅使工作者重新思考及組織工作習慣,是個好執行又好培養的習慣。

7.量化每一種活動的深度

回覆email或安排會議無疑是淺薄工作,但有些工作的界線較為模糊,不妨試著「量化工作的深度」。

每當面對新任務時,透過以下問題來評估工作的深度:「一個聰明但未接受過專業訓練的大學生,需要花多久時間來完成?」例如,要他製作一份本季銷售數字的簡報,可能需要2個月,要他草擬一份學術論文,可能需要50個月。

這項分析的用意,是透過客觀量化來評估工作運用專業的程度,運用得愈多,表示任務愈偏向深度尺規。

8.確認淺薄工作的時間比率

不論是為自己或為主管工作,都該問:「花在淺薄工作的時間應占多少比率?」得出明確答案後,遵從這個比率。執行時,你的行為免不了會改變,但你得懂得對其他阻力說不,因為必須降低淺薄工作量,才能有足夠時間投入深度工作。

9.練習記憶一副牌

研究人員發現,能牢記訊息,靠的不是高超的記憶力,而是保持專注力,同時,訓練記憶力也能讓專注力獲得改善。

以下來練習這個記憶一副紙牌的技巧。

先在心中強化5個房間的意象,走進大門後,經過前廊、浴室、客廳、廚房,然後到地下室;接著,回想每個房間內的10樣東西,像是桌子、地毯或椅子等體積較大的物品,另外2項可以是後院的東西,共52項,這些是之後聯想到紙牌時所需的物品。

為52張牌各聯想一個熟悉的人物或東西,最好有對應的邏輯,以方便記憶,例如,川普代表方塊K,因為方塊可聯想到鑽石、財富。

想像走進一個家,每看到一樣東西就像看到一張牌,並想像對應出的人物在這樣東西旁做熟悉的事。

比方說,川普在前廊的地毯上擦他沾到泥巴的皮鞋。在每個房間進行聯想,試著多走幾次,記住畫面。

這個策略可以同步提升記憶力和專注力,讓朋友們對你刮目相看。

10.安排工作日的每一分鐘

如果你不習慣在行動前先自問:「現在做什麼最好?」時間就會被無關緊要的瑣事占據。試著為每個工作日制定時間表,把一天切出幾個時段,再規劃每個時段的工作內容。

例如,早上9點到12點要寫新聞稿,框出這3小時,在框框內寫上「新聞稿」,每個時段至少要有30分鐘,太瑣碎的小任務則不需填寫。

11.別獨自工作

善加利用協作,能增加深度工作的品質,尤其在需要追求創新時,合作能創造更好的結果。不過,必須謹記2個原則:分心仍是深度工作的殺手;若協作能產生更好的結果,就該這麼做。

12.要懶惰

懶惰並非放縱或罪惡,反而對大腦是個不可或缺的調劑,理由有三:

●有助於領悟

讓大腦休息,反而能解決複雜的難題。停止思考不會減少產出時間,反而有助於大腦得出好結果。

●有助於補充能量

當一天結束,卻還在晚間持續發信或工作,注意力當然無法恢復成滿格。你以為只花一點點時間,但這個行為反而會降低隔天的工作效率。

●晚上做的工作沒那麼重要

若審慎安排工作計畫,應該能在白天得到深度工作的極限,任何排進晚上的工作,不會再創造出更高價值。有什麼工作,明早再說!

13.向老羅斯福那樣工作

前美國總統老羅斯福(Theodore Roosevelt)求學時,為了參與豐富的課外活動,他每天都慎思如何安排上午8點到下午4點半,扣除上課、用餐和體能訓練,再有效運用剩下時間,投入各種有興趣的事。因此,老羅斯福不僅發展出多元專長,在大一的7個科目中,還有5科獲得榮譽評級。

這個策略是讓你訓練出如老羅斯福總統研讀課業般的高度專注力。怎麼做?

首先,確認一項需要深度工作才能完成的任務,估計所需時間後,給一個比這個時間短很多的嚴格極限,甚至公開承諾會在時限內完成。

使用這個策略以一週不超過一次為限,訓練大腦專注,也給它承受壓力的時間。一旦效果提升,再加強使用頻率。

14.大動作投入深度工作

J.K.羅琳(J.K. Rowling)在創作《哈利波特》時,發現家中的各種干擾都會打斷她的專注力,因此,她入住蘇格蘭最豪華的五星級飯店,意外地,飯店的維多利亞式建築和石雕裝飾,成為書中霍格華茲魔法學校的靈感來源之一。

也就是說,並非是因為改變環境才得以完成任務,更多時候,是為了透過這些動作創造認真投入的心境。

15.讓自己難以連絡

回覆email是典型的淺薄工作型態,卻常常造成干擾。如何降低它帶來的副作用?試試以下3個要訣。

●讓寄件者多做點事

許多作家會在個人網站上提供email,以利和讀者交流,但紐波特會列出不同需求的相關代理人,若真要寫信給他,他已先註明會回覆的條件,這個方法稱為「寄件者過濾器」。透過條件設定,可有效過濾掉大多數需要回覆的郵件,也能減少信件量。

●處理email多下點功夫

如何回覆email,會影響後續得再花多少時間和注意力在這封信上,不妨透過「流程導向方法」來校正程序。

首先,仔細提供對方你認為最有效的流程,並給出明確步驟,就能避免信件不斷來回,進度原地踏步。

●別每封信都回

很多人習慣回覆所有來信,但這會吃掉許多時間。符合以下3個原則的信件不妨忽略:內容模稜兩可或當下難以回覆;不是你感興趣的問題或提議;回覆對自己沒有好處,或不回覆也不會有壞處。

不過,凡事總有例外。若你對這封信的內容雖不感興趣,卻來自執行長,馬上回覆吧!