出處：Cheers雜誌178期
從簡報、外出提案、開會發言到向老闆爭取權益，談吐兼顧內容與風采，令人一聽就明，早已是所有工作者的必備能力。不過，有哪些想當然爾的溝通法，可能一不小心，反而幫了「倒忙」？《Cheers》雜誌整理出職場溝通7大常見迷思，幫你打破似是而非的觀念，從此不再弄巧成拙！
迷思1 開門見山切入主題，有效率展現重點？「第一句話」鋪陳氣氛，務必謹慎
當你抱著「今天一定要講清楚這件事」的決心，和溝通對象面對面時，是否總是一開口就直接切入主題？這個看似好習慣的做法，固然能提升效率、避免模糊焦點，卻也可能無形中成為阻礙溝通的幫兇。
日本產業心理諮商中心代表取締役理事長野原蓉子，在著作《輕鬆說出難以啟齒的話》中強調，唯有兩人之間的「第一句話」，就讓對方感受到這段談話極具意義、這段交流時間非常值得，後續溝通才能事半功倍。
第一句話該怎麼說？她建議，可依照雙方關係做進一步判斷：
‧面對好久不見的人：「我注意到你最近做的××案子……」傳達出一直都有關注、參予對方成就的訊息。
‧面對常碰面但少交談的人：「我一直想跟你聊聊，可惜始終沒機會，真是抱歉。」可主動承認填補以往不常交流的距離感。
‧面對經常聯絡的朋友：「今天我有重要的事想跟你談，方便聽我說嗎？」點出急迫性，更能創造日常閒聊以外的深層交流。
‧上司面對部屬：「這一陣子很拼命喔」或「最近辛苦你了，還好嗎？」能創造出「我有把你的努力看在眼裡」的訊息，增加部屬的好感與信任。
‧部屬面對上司：「我研究了關於××的資料，有些點子想和你討論看看……」面對忙碌的主管，直接點出談話主題和「你預先做了功課」這2件事，更能提升溝通意願。
迷思2 把握時間陳述己見，對方能更了解？耐心傾聽，比滔滔不絕更有好印象
一碰面就滔滔不絕、自顧自陳述自己的想法，是多數人最容易犯下的溝通錯誤。
事實上，「溝通」並不等於「說服」，因此適時保持沉默，耐心傾聽對方的想法與訴求，才能達到真正的雙向交流。
野原蓉子進一步指出，「傾聽對方」與「表達意見」的比例盡量以8：2、9：1為佳，「最奇妙的是，你愈是傾聽，對方愈會覺得『說了好多話』而感到心滿意足，反而對你抱持很好的印象。」
也因此，在以適當的「第一句話」開場，並明確展現個人來意後，務必提醒自己，預留大量時間傾聽對方需求。若想進一步展現出「你聽進去了」，可搭配2種做法：
‧重複對方的談話內容，如「所以你認為這可能會造成銷量下滑？」
‧以自己的話重新整理對方的說法，再直接確認，如：「你剛才所說的，就我的理解是這個意思，對嗎？」
迷思3 準備好談話內容，就萬無一失？別忽略肢體語言的暗示
美國心理學家麥拉賓（Albert Mehrabian）曾提出一個著名論點：一個人開口說話所洩漏的訊息中，只有7％來自說話內容，音調、語氣佔38％，其餘55％全隱藏在表情與肢體動作中，須仰賴視覺做判斷。因此，如何展現並接收「非語言」的訊息，也是決定溝通成敗的關鍵。
舉例來說，當對方皺著眉頭、側頭凝思、始終沒有將目光投向你，通常代表對你的建議心存疑慮；當對方頻頻注意手表卻沒有打斷你，則代表「我有興趣，但請你講重點」；而當對方由雙手抱胸的防禦性姿態，轉換為開始閱讀你準備的資料，則多半代表他已不再排斥，可進一步反問「你的看法呢？」
就算是同樣的溝通內容，若不將表情、眼神與肢體動作等非語言要素納入考慮，也可能導致要傳達的訊息完全變調。因此，溝通內容的結構愈是複雜，就愈應該盡量爭取面對面討論，獲得訊息量將遠比書信來往、電話交談要更加豐富。
迷思4 一份完美簡報，可以打遍天下？8成可重複，2成要量身訂做
對經常代表公司向合作夥伴或客戶進行溝通的人來說，「內容大同小異，只有說話對象不同」是常見的情境。的確，當主題類似，一份早已倒背如流的講稿和投影片，確實足以應付大部份場合。然而，知名企業簡報顧問、威力簡報公司（Power Presentation Ltd.）創辦人魏斯曼（Jerry Weissman）建議，讓你離成功更近的進階做法，是「8成內容重覆使用，另外2成量身訂做！」
魏斯曼指出，比起如實地傳遞內容，那些與聽眾互動、從一問一答中累積信任的短短幾秒，反而最能令人感受到「客製化溝通」的誠意。不妨試試以下幾種做法：
‧直接接觸：提早到場，在上台或正式溝通前和聽眾聊聊，蒐集一些姓名和資料，並將他們適時放入簡報中。
‧問問題：在簡報過程中與台下互動，不只詢問是非題，而是鼓勵他們分享自己的意見或故事。
‧注意時事和在地資訊：上台前，不妨找到和當天主題相關的新聞事件做為引言。若這場活動的地點位在你不熟悉的城市，也必須搞清楚當地現況，避免與溝通內容互斥。
‧秀出與聽眾密切相關的資料：這得花點時間
，但效果絕佳──如果你成功找出和聽眾相關，他們卻不知道的資訊，大家會對你印象非常深刻。即便是他們已經知道的事情，也能換來「用心準備」的評價。
‧客製化第一頁：投影片的第一頁，務必針對當天活動設計，展現出你的重視。
迷思5 就事論事，少說「你」、「我」、「我們」等主觀用語？多提對方名字，這是最動聽的詞彙
《簡報教主教你的80堂說服課》書中指出，耶魯大學曾做過一份「英文中最具說服力的12個字」的研究，當中以You（你）高居第一名，遙遙領先Easy（簡單）、Money（金錢）、Love（愛）等耳熟能詳的關鍵字。
「你」究竟在溝通中擁有多大的力量？美國總統歐巴馬（Barack Obama）最深諳此道。他在著名的2008年勝選感言中，一共使用了15次you（你們）、23次us與62次we（我們），以及高達70次的our（我們的）。相較於以往政治人物中規中矩、就事論事的「去我化」演說，歐巴馬大量的主觀用語佔據講稿近7％，卻令聽者感覺親近，與自己息息相關。如同溝通大師卡內基（Andrew Carnegie）多次強調的概念：「一個人最喜歡聽到的，就是自己的名字。」
無論面對面談話或書信往返，不妨都大膽置入「你」、「我」、「我們」或對方名字吧！這是強化雙方連結的最簡單方法。
迷思6 說笑話可避免氣氛太嚴肅？沒把握不如不說，自嘲會更理想
你一定聽過這樣的建議──在簡報或溝通開始，不妨說個笑話做為開場白，讓氣氛輕鬆，有效破冰。不過，魏斯曼的建議反而是：「錯！沒有人可以保證一個笑話會成功或失敗。除非很有把握，否則別輕易嘗試。」
要找到一個能跨越各種理解藩籬、讓在場聽眾都深感認同的笑話，並不容易。因此魏斯曼指出，在急需破冰的時刻，與其祭出可能造成冷場或偏離主題的笑話，不妨試試自嘲！一句「我真是年紀大了」或「像我現在胖成這樣……」，即便沒有達到笑果，仍或多或少能拉近距離，而且至少調侃的對象是自己，而非別人。
迷思7 溝通尾聲，可以閒話家常？最後5分鐘，更有機會聽到「內心話」
在《20秒讀懂對方的OS：客戶不說，我也知道他在想什麼》書中指出，任何溝通情境的「最後5分鐘」，都在整體環節中舉足輕重。因為隨著時間接近尾聲，雙方各自有了初步結論，氣氛會變得輕鬆。這種「任務完成」的自在感，還會隨著離開原先溝通空間（如會議室、大講堂），邁向電梯或大門口再逐步加強。
此時，你該做的是隨意輕鬆談笑嗎？當然不是。心理學中有一種名為「門把前的疑惑」（doorknob question）溝通技巧，意指諮商者往往對真正的困擾難以啟齒，直到時間結束，才在手握門把、準備離開前吐露真言。
溝通也是同樣道理。對方現正面臨的困難、藏在心裡的疑慮、甚至他的上司的真正想法，會議桌上或許很難開口，但當你們站在電梯前交換「公事外」的訊息時，情況就完全不同了。
下次不妨試試，在道別前5分鐘主動開口：「剛剛談的內容，有沒有需要我特別幫忙的地方？」此時，你往往會聽見迥異於一小時前的誠實答案！
